Gestión eficiente del voluntariado

Voluntariado Akademiun

Nuestro desafío es lograr una gestión eficaz del voluntariado, pues no basta con disponer de un equipo de voluntarios para asegurar el éxito de un determinado “Proyecto”.

A menudo pensamos que la mera participación de un voluntario en un proyecto garantiza el éxito. Este supuesto es erróneo, ya que dicho éxito no depende solo de la motivación, sino de un conjunto de acciones eficientes orientadas a la consecución de los objetivos.

Gestión del voluntariado.

La gestión es un proceso que siempre requiere de una visión, una planificación acorde a las necesidades y objetivos enmarcados en el proyecto y unas reglas y normas que permitan obtener la mejor experiencia posible para todas las partes involucradas.

Es difícil sintetizar en pocas palabras aquellos aspectos que inciden de forma decisiva en el éxito de un proyecto, pero podemos establecer como resumen:

Los objetivos
Las personas
La metodología o planificación estratégica
El presupuesto
El tiempo

como los factores esenciales en un proyecto y claves del éxito del mismo.

Podemos decir que el factor más relevante y el recurso más valioso para el logro de los objetivos de un proyecto son las personas.

Desde luego, las personas son la piedra angular de un proyecto, los proyectos se realizan por y para las personas, que tienen como fin satisfacer las necesidades de la sociedad. Las personas establecen los mecanismos de un proyecto a través del trabajo en equipo, de la aportación de decisiones inteligentes y eficientes, compartiendo conocimiento y métodos de trabajo y aportando en cada caso un modelo de liderazgo.

Sin embargo, la única y mera presencia en un proyecto, ya sea remunerada o sin fines lucrativos, no va a garantizar el éxito del mismo.

Para lograr una participación eficiente de los equipos de trabajo y en particular los voluntarios es necesario que existan reglas y normas de juego claras y que atiendan a la pregunta ¿Cómo gestionar a un equipo de voluntarios?.

Por ejemplo, en las olimpiadas de Barcelona en el año 1992, una de las claves del éxito del proyecto fue la participación y coordinación de los 75.000 Voluntarios que intervinieron.

Planificación y gestión del voluntariado

El objetivos del plan es establecer una serie de normas “básicas”, con el fin de:

Gestionar y atender adecuadamente a los voluntarios en función de su momento de vinculación con la organización
Diseñar y planificar la gestión del voluntariado adecuándola a la realidad de cada organización
Dotar de instrumentos y herramientas a los responsables o coordinadores de voluntariado

Normas para la gestión del voluntariado en un proyecto:

Norma 1. Proceso de selección de voluntarios

Un correcto proceso de selección es el punto de partida indispensable, basándose en los principios de gestión de recursos humanos, la selección de voluntarios debe de ser un proceso, indispensable y de donde comienza un buen desempeño de un equipo de trabajo. No por ser voluntario, va a ser la persona idónea para hacer una determinada labor o cubrir una posición determinada.

Para lograr una correcta selección de los voluntarios idóneos para nuestro proyecto, debemos de:

Crear los planes y puestos de trabajo, con el perfil apropiado para cada uno de los mismos.
Estudio de perfiles y entrevista con los candidatos.
Análisis de los candidatos y calificación final en función de consideraciones técnicas y personales (por ejemplo trabajar en la selva, requiere una serie de condiciones distintas que en otros lugares).
El trabajo voluntario se basa en la voluntad de servir, por lo que una retribución económica cambiaría la naturaleza del aporte

Norma 2. Establecer el Marco legal, ético y técnico del voluntariado

Un voluntario debe de tener claro que va a hacer, que garantías legales tiene, para quien y porque va a trabajar, el entorno y la clase de proyecto, cual va a ser el beneficio que aporta a la sociedad su trabajo entro otros temas, por ejemplo:

Condiciones económicas (voluntariado exige no tener salario no obstante hay una serie de condiciones económicas que hay que establecer de una forma clara y precisa desde el principio)
Análisis contractual y cobertura legal y acuerdo de voluntades
Evaluación de riesgos (de acuerdo al lugar de trabajo), exenciones de responsabilidad y seguros
Plan de incorporación a la fundación y al proyecto, viajes, accesibilidad y alimentación, etc.
Principios de gestión del proyecto, obligaciones y responsabilidades.

Norma 3: Formación y capacitación de los voluntarios para involucrarlos en los objetivos del proyecto y de la organización.

Establecer un plan de formación lo más amplio posible
Explica a los voluntarios el plan de trabajo de una forma clara y precisa
Integración con los grupos de trabajo de la organización
Crear incentivos a todos los niveles, sistema de reconocimiento.

Norma 4: Establecer los Indicadores y metodología de evaluación de la gestión del voluntariado

Los que no se mide no se gestiona. Todo proceso de gestión requiere una evaluación y medición:

Indicadores de satisfacción por parte de la organización y de parte del voluntariado.
Seguimiento a las actividades realizadas

Páginas web específicas de voluntariado

Universidad Complutense de Voluntariado, Voluntariado I+G Equipo de investigación de gestión del voluntariado de la Facultadde Psicología de la Universidad Complutense de Madrid.

www.ucm.es/info/voluntariado_I+G/

Biblioteca Digital del Voluntariado y las Asociaciones (BIV@)

Web diseñada y desarrollada por La Liga Giennense de la Educación y la Cultura Popular y patrocinada por la Agencia Andaluza del Voluntariado de la Consejería de Gobernación de la Junta de Andalucía.

www.biva.es

NET es una iniciativa originada desde el sector asociativo (Plataforma de ONG de Acción Social), con el objetivo de orientar a personas de cualquier edad interesadas en el mundo del voluntariado.